Dokumente sind tragende Säulen für den inner- und zwischenbetrieblichen Informationsfluss sowie für die Informationsspeicherung. Ihre Erscheinungsformen sind vielfältig. Sie reichen vom einfachen Memo mit kurzer Verfallszeit, über Geschäftsbriefe und Verträge mit rechtlicher Relevanz und mittleren Aufbewahrungsfristen, bis hin zu umfangreichen Dokumentationen, die z. B. den Entstehungsprozess eines Produkts über seine ganze Lebensdauer hinweg dokumentieren. Dokumente können auf Papier, als Film, elektronisch oder in Kombination verschiedener Medien vorliegen. Ein Teil von ihnen muss aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, oder er ist für das operative Geschäft des Unternehmens von fundamentaler Bedeutung.

Eine auf die betrieblichen Anforderungen zugeschnittene Dokumentenverwaltung ermöglicht es, die benötigten Dokumente rasch und kostengünstig zu erfassen, zu indizieren und abzulegen, um sie später zuverlässig und schnell wieder aufzufinden. Sie hilft auch, die Kosten für die Verteilung, Verwaltung und Archivierung der Dokumente in Grenzen zu halten. Das dazu eingesetzte Dokumenten-Management-System (DMS) unterstützt somit den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei greift es auch tief in die Geschäftsprozesse des Unternehmens ein.

Wichtige Voraussetzungen für die erfolgreiche Entwicklung, die Einführung und den Betrieb einer leistungsfähigen Dokumentenverwaltung sind zum einen die realistische Einschätzung der Möglichkeiten und Grenzen heutiger DMS, zum anderen die Beachtung kritischer Erfolgsfaktoren.